خلاصه کتاب بهبود جلسات مجازی

از دهه گذشته، جلسات مجازی به بخش جدایی‌ ناپذیری از فرهنگ کسب‌ وکار تبدیل شده‌ اند، با تماس‌ های تلفنی دونفره که به کنفرانس‌ های گروهی و جلسات حضوری که به ویدئو کنفرانس‌ ها مبدل شده‌ اند. شیوع کووید-۱۹ به تسریع این تغییرات کمک کرد و اکنون ویدئو کنفرانس‌ ها به یک استاندارد رایج در ارتباطات حرفه‌ ای تبدیل شده‌ اند.

این بیماری همه‌ گیر جهانی، کارکنان را که به دنبال پیشرفت در حرفه خود هستند و کسب‌ وکارهایی که به دنبال بقا و رشد هستند، به سمت یادگیری و بهره‌ برداری از این فناوری‌ ها سوق داده است.
پیشرفت‌ های چشمگیر در فناوری ارتباطات، امکان برگزاری کنفرانس‌ های صوتی و تصویری را فراهم آورده است، در حالی که در گذشته، حتی دانلود یک تصویر ساده از اینترنت زمان‌ بر بود.

افزایش تعداد کارمندان پروژه‌ ای و دورکار، که زندگی خود را از طریق اینترنت مدیریت می‌ کنند، به رشد جلسات مجازی کمک کرده است. این افراد می‌ توانند از فواصل دور، کارهای خود را انجام دهند، بدون نیاز به حضور فیزیکی در دفتر.
امکان دسترسی به استعدادهای برجسته در سراسر جهان، صرفه‌ جویی‌ های مالی را به همراه دارد و کار آنلاین، فرصت‌ های شغلی بیشتری را برای کارمندان پروژه‌ ای فراهم می‌ آورد.

برای عملکرد بهتر در جلسات آنلاین، کلید موفقیت تمرین است. با تمرین بر روی ارائه‌ های خود، می‌ توانید پیشرفت قابل توجهی داشته باشید. برای جلسات آنلاین باید از قبل آماده باشید، نه اینکه تنها چند دقیقه قبل از شروع، خود را آماده کنید. قبل از شروع جلسه، با بیان مطالب جذاب، توجه شرکت‌ کنندگان را جلب کنید. نکات کلیدی که می‌ خواهید بیان کنید و نحوه انتقال از یک موضوع به موضوع دیگر را مشخص نمایید. اگر از برنامه‌ های کنفرانس ویدیویی استفاده می‌ کنید، باید با ویژگی‌ های متنوع آن و نحوه استفاده از آن‌ ها آشنا باشید.

روش ارائه و فضای جلسه آنلاین خود را مورد آزمایش قرار دهید؛ به عنوان مثال، جان آرتور، نویسنده کتاب، از دو مانیتور استفاده می‌ کند که یکی حاضرین جلسه و دیگری دستور جلسه را نمایش می‌ دهد، بنابراین هنگام رفتن به مورد بعدی، به راحتی می‌ تواند آن را مشاهده کند. داشتن یک دفتر یادداشت فیزیکی روی میز، کار را نسبت به تایپ کردن در حین جلسه، آسان‌ تر می‌ کند.

صدای شما در جلسات تلفنی و ویدیویی اهمیت دارد، اما کلمات تنها بخشی از ابزار ارتباطی شما هستند. تن صدای شما و زبان بدن بسیار مهم‌ تر هستند. با تنفس صحیح، کیفیت صدای خود را بهبود ببخشید. خوانندگان از تکنیک‌ های تنفسی برای افزایش دامنه و حجم صدای خود استفاده می‌ کنند. یاد بگیرید چگونه با کل گستره صوتی خود بازی کنید تا لحن شما یکنواخت نشود. ممکن است صدا و لحنی که به نظر شما بیش از حد است، در جلسات صوتی و تصویری برای دیگران جذاب و دلنشین باشد.

همانند بسیاری از سخنرانان حرفه‌ ای، ویدیویی از خودتان در حال سخنرانی تهیه کنید. ممکن است با مشاهده ویدیو متوجه شوید که برخی از سخنانی که فکر می‌ کردید جذاب هستند، در واقع کسل‌ کننده به نظر می‌ رسند.

بسیاری از برنامه‌ های کنفرانس ویدیویی دارای گزینه‌ ای برای «بررسی فضای جلسه» هستند که می‌ توانید در حین سخنرانی از آن استفاده کنید. برخی از اپلیکیشن‌ ها هم امکان ضبط جلسات را می‌ دهند. فارغ از روش تمرینی که انتخاب می‌ کنید، تکرار نیز بسیار مهم است. هرچه بیشتر با جلسات مجازی، جنبه‌ های فنی آن‌ ها و محتوای خود آشنا شوید، سخنرانی‌ تان بهبود می‌ یابد.

اگر قبل از جلسه احساس اضطراب می‌ کنید، تمرینات تنفسی انجام دهید. به مدت ۴ ثانیه نفس عمیق بکشید، آن را ۷ ثانیه نگه دارید و سپس ۸ ثانیه آن را بیرون دهید. این کار را سه بار تکرار کنید تا آرامش پیدا کنید. چند نفس عمیق قبل از شروع جلسه بکشید و با قدرت آن‌ ها را بیرون دهید. آمادگی می‌ تواند به کاهش اضطراب کمک کند.