خلاصه کتاب فرمول تهیه فهرست کارها
خلاصه کتاب فرمول تهیه فهرست کارها؛ راهنمایی بدون استرس برای تهیه یک فهرست وظایف موثر (ترجمه کتاب: To Do List Formula نوشته: دامون زاهاریادس) در چند دقیقه:
چطور و در چه زمای بخوانم؟
حجم کتاب
.png){kind=icon}
خلاصه کتاب
زمان مطالعه
5 دقیقه
میزان تمرکز
در مسیر (کم)
نویسندگان
دامون زاهاریادس
نکات کلیدی کتاب
• بسیاری از افراد نمی دانند که چگونه به درستی از یک فهرست کارها استفاده کنند.
• این عدم توانایی موجب می شود که فهرست کارها زیاد شود و این مساله مشکل ضد بهره وری را بوجود می آورد.
• اغلب افرادی که وظایفی در فهرست دارند، قادر به انجام ۴۱ درصد از کارهای آن فهرست نیستند.
• فهرست کارها باید با جریان کار هماهنگ باشد و از آن به عنوان یک ابزار پشتیبانی کنیم.
• وظایف را اولویت بندی کنیم؛ آنها را با جزئیات بنویسید و مهلت انجام هر کدام را مشخص کنید.
• وظایف خود را بر اساس نوع پروژه، نوع کار، یا مکان اجرای آن به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید.
• زمان مورد نیاز برای انجام هر وظیفه را تخمین بزنید تا به دستیابی به اهداف اصلی کمک کنید.
• تعیین وظایف بیش از حد، باعث کاهش کارایی شده و می تواند شما را از انجام کارها باز دارد. برای هر روز، یک فهرست کار کوتاه با ۷ مورد تعیین کنید.
• هر نوع مشکل یا پیشامد منفی، انرژی روحی مورد نیاز برای انجام وظایف را تحلیل می برد.
• به جای آنکه پروژه های خود را به صورت یکپارچه در نظر بگیرید، آنها را به اجزای قابل مدیریت تقسیم کنید و برای هر پروژه یک فهرست وظایف جداگانه ایجاد کنید.
نیاز به پیگیری
استفاده از فهرست وظایف به درستی، یک نظام مدیریتی جامع و مؤثر برای انجام کارها ایجاد می کند. با این حال، اکثر افراد از روش های مدیریتی ناکارآمد استفاده می کنند و نمی توانند وظایف روزمره خود را به نحو مطلوب انجام دهند.
بسیاری از سیستم های فهرست وظایف، به جای کمک به بهره وری، به تضاد با آن می افتند، که این وضعیت را به عنوان “ضد-بهره وری” توصیف می کنند. این سیستم های ناکافی باعث اسراف در زمان شما می شوند، شما را ناامید می کنند، استرس زا می شوند و چون به شما در انجام وظایف به موقع کمک نمی کنند، باعث تراکم و سستی در کارها می شوند و شما را خسته تر و ناامیدتر می سازند.
سیستم های ارزشمند
روش های زیاد و البته موثرتری برای تهیه لیست کارها وجود که بااینکه کامل نیستند؛ اما نتیجه خوبی دارند. یک لیست کاری مناسب و باکیفیت مزایای زیر را دارد:
- به کنترل بر برنامه روز کاری خودتان را می دهد. این فهرست وظایف مشخص می کند که کدام وظایف فوراً باید انجام داده شود و کدام موارد را می توانید به زمان های بعدی موکول کنید.
- کمک می کند که در زمان مناسب بر روی وظیفه مرتبط کار کنید. یک فهرست وظایف مرتب و کارآمد، احساس خستگی و سردرگمی را کاهش می‌دهد تا بتوانید با انرژی بیشتری به کارهایتان پردازید.
- این فهرست وظایف به شما این امکان را می دهد که تمرکز خود را بر روی وظایف با ارزش قرار داده و سریعتر به اهدافتان برسید.
- این فهرست وظایف به شما کمک می کند تا کارهای اصولی و مهمتر برای شما اولویت داشته باشد.
- در برابر فشارها کم نمی آورید. فشار زمانی شکل می گیرد که بیشتر انرژی خود را در کارهای نادرست صرف می کنید و به اهداف مهم نمی رسیدید.
- به کاهش استرس کمک می کند. استرس زمانی پیش می آید که نمی توانید وظایف را در زمان تعیین شده انجام دهید و وظایف مهم به تراکم بیافتند.
- تمرکز شما را بهبود می بخشد. یک فهرست وظایف مؤثر باعث می شود وقت خود را بر روی کارهای کوچک و بی ارزش تلف نکنید.
- از احساس ناامیدی و گناه دور می سازد. یک فهرست وظایف با کیفیت به شما کمک می کند تا کارهای بیشتری انجام دهید، و وقتی به موفقیت می رسید، احساس ناامیدی و گناه از بین می رود.
۱۰ سیستم محبوب برای تهیه فهرست وظایف
هر کدام از این ده سیستم دارای ویژگی های خاص خود هستند که آنها را منحصربفرد کرده و مزایایی دارند:
۱- فهرست طولانی و جامع
در این روش “تخلیه ذهنی”، شما تمام وظایف خود را در یک فهرست طویل و جامع می نویسید. اگرچه ایده نوشتن تمام وظایف خود در یک لیست طویل می تواند به نظر خوب بیاید و به شما کمک کند تا ذهنتان را خالی کنید و تمام مسائل را ثبت کنید؛ اما این روش کاربردی نخواهد داشت. این لیست طویل ممکن است شما را از عملکرد مناسب دور کند.
۲- فهرست شامل “کار+زمان شروع+مهلت اتمام آن”
در این روش شما در لیست فهرستی تان در مقابل هر وظیفه زمان شروع و چه مدت زمان بر روی آن کار می کنید و پایان آن را می نویسید.
۳- فهرست دوتایی
این فهرست شامل کارهای . کارهای روزانه است. کارهای بزرگ که دارای اولویت و حیاتی هستند و دیگری کارهای روتین و روزمره.
۴- استراتژی ۲+۳
به این صورت که هر روز باید سه کار بزرگ و همچنین دو کار کوچک برای انجام را مشخص کنید. مدت زمان انجام هر کار بزرگ یک الی دو ساعت باشد و هر کار کوچک را سی دقیقه ای تمام کنید.
۵- قانون ۵-۳-۱
در این سیستم شما هر روز تمرکزتان بر روی یک کار کوچک، سه کار متوسط و پنج کار کوچک قرار می دهید.
۶- سیستم پروژه محور
بصورت پروژه ای کار می کنید و هر پروژه خود دارای فهرست وظایف جداگانه است.
۷- رویکرد سه کار مهم
در هر روز حتما سه کار با اولویت بالا را انجام دهید.
۸- روش کانبان
تخته یا برد را به سه ستون تقسیم کنید و آنها را اینگونه نام گذاری کنید: در صف انجام، در حال انجام و انجام شده. در ابتدا هر وظیفه را در ستون در صف انجام قرار دهید و همزمان با انجام آن، وضعیت کار را تغییر دهید. در این روش احساسات منفی از شما دور می شوند و احساس رضایت از خود بیشتری دارید.
۹- سیستم ماتریسی
یک جدول با چهار ستون به این صورت بسازید. “مهم و فوری”، “مهم و غیرفوری”، “بی اهمیت و فوری” و “بی اهمیت و غیرفوری”. هر وظیفه را در ستون خودش بنویسید و آنها را طبق برچسب شان اجرا کنید.
۱۰- انجام کارها
در این سیستم پرطرفدار و گسترده، وظایف جامع و حائز اهمیت به دقت در فهرست های مجزا مشخص می شوند. در این روش، شما هر هفته فهرست ها را مرور می کنید. علاوه بر این، این سیستم شامل یک فهرست “وظایف آتی” و یک فهرست “وظایف روزمره/شادی” نیز می شود.
روش تهیه یک فهرست وظایف عالی
با ده گام می توانید یک فهرست مناسب و کاربردی را با توجه به ملاحظات خود و همچنین ترکیبی از سیستم های محبوب؛ تهیه نمایید:
- تفکیک کارهای فعلی و آینده: هر روز به انجام وظایف فوری بپردازید و کارهای آینده را برای روز‌های آتی در فهرست وظایف آینده ثبت کنید.
- توضیح دادن کارها و خروجی مورد نظر: هر وظیفه را به یک هدف خاص مرتبط نمایید.
- تقسیم پروژه‌ها به کارهای فرعی: به جای انجام یک پروژه به صورت کامل، آن را به اجزای قابل مدیریت تقسیم کنید و به ترتیب روی هر بخش کار کنید.
- تعیین مهلت برای هر کار: وظایف را با اولویت‌بندی تعیین کنید و به تعهد انجام آنها پایبند باشید.
- محدود کردن تعداد وظایف فعلی به ۷ مورد: از تعداد کارهای در حال انجام خود به حداکثر ۷ مورد محدودیت دهید. هر وظیفه حداقل باید ۱۵ دقیقه زمان بگیرد. کارهای کوچک مانند تماس تلفنی را در فهرست خود قرار ندهید و فقط انجام دهید.
- سازماندهی کارها بر اساس نوع پروژه، نوع کار یا مکان اجرای آن: برای هر دسته مهم، یک فهرست جداگانه تهیه کنید.
- حذف کارهای غیرضروری از فهرست: لیست آرزوها (مانند تغییر مدل آشپزخانه)، وظایف غیرشفاف (مانند زنگ زدن به دیگران)، و کارهای بی ارزش (کوچکی ها که گاهی انجام می دهیم) و تصمیم های غیرضروری (مثل تصمیم به یادگیری زبان اسپانیایی) را از فهرست خود حذف کنید.
- تخمین زمان مورد نیاز برای هر کار: با یادگیری روش‌های دقیق تخمین زمان، بهتر مدیریت روزانه خود را داشته باشید.
- تبدیل وظیفه به عمل: هر وظیفه را به عملیات تبدیل کنید؛ به عنوان مثال، تمام لباس های کثیف را با یکدیگر بشویید.
- مشخص کردن کارهایی که به کمک نیاز دارید: کارهایی که انجامش به تنهایی برایتان مقدور نیست و نیاز به کمک همکاران دارید را جدا بنویسید.
نکته هایی برای تکمیل مهمترین کارها
برای ایجاد یک سیستم پویا و موثر که از ناامیدی جلوگیری کند، از این چهار راهکار بهره بگیرید:
- تهیه فهرست های جداگانه برای کارهای کوچک: یک فهرست از تمام وظایف ساده و سریع را تهیه کنید. هر کار در این فهرست باید حداکثر ۱۰ دقیقه زمان بگیرد. به عنوان مثال، ارسال ایمیل به یک مشتری یکی از این کارهای کوچک است.
- مرور هفتگی فهرست: فهرست وظایف را در بازه های زمانی مشخص بازبینی کنید تا مشاهده کنید آیا به اهدافتان دست یافته اید یا خیر. هر هفته فهرست وظایف را و هر ماه اهداف کلی را مرور کنید.
- اجتناب از سردرگمی در میان روش های مختلف: تعیین وظایف در فهرست به شما کمک می کند تا به اهداف خود با بهره وری برسید. از ترفندهای مختلف تهیه فهرست اجتناب کنید. به جای آن، تمرکز خود را بر افزایش بهره وری قرار دهید و وظایف روزانه تان را به موقع انجام دهید.
- تهیه و به کارگیری یک فهرست مفید: ممکن است یک سیستم تهیه فهرستی که برای دیگران موثر است، برای شما مناسب نباشد. اجزای مختلف سیستم های مختلف را با یکدیگر ترکیب کنید و آن را بر اساس نیازهای خود سفارشی کنید تا یک سیستم شخصی و موثر ایجاد کنید.
خودکار/ کاغذ یا دیجیتال؟
خودکار و کاغذ در طول تاریخ به مردم به مدت صدها سال خدمت کرده اند. برخی از کارشناسان، فهرست های دستی را به فهرست های آنلاین ترجیح می دهند؛ زیرا اعتقاد دارند که یادآوری، اطلاعات را برای مغز ساده تر می کند. همواره یک دفترچه کوچک در دسترس داشته باشید تا هر زمان و هر مکانی که یک ایده به ذهنتان رسید، بتوانید آن را یادداشت کنید. همچنین می توانید از فهرست های دیجیتال استفاده کنید. برنامه های موبایلی مانند Todolist (فهرست وظایف) به حفظ بهره وری کمک می کنند.
اهمیت ثبات و پایداری
اکنون کاملًا یاد گرفته اید که چگونه یک فهرست وظایف مؤثر تهیه و بهره وری را به حداکثر برسانید. اما حتی بهترین فهرست وظایف، اگر به تناسب و به طور منظم استفاده نشود؛ ارزش ندارد. برای حفظ این سیستم، به‌طور دائمی اهداف و بهره وری خود را مرور کنید و اجازه ندهید حجم زیاد وظایف شما را دچار احساس ناامیدی و سرزنش کند.
اگر به یک برنامه کاری پیچیده و پرفشاری برخورد کنید، ممکن است در ابتدا شکست بخورید و کارها را متوقف کنید. اما باید این شکست را به عنوان یک فرصت برای بازیابی و تجدید نشاط بپذیرید.
اگر این اتفاق افتاد، سعی کنید به سرعت به مسیر اصلی بازگردید. هر چه زمان بیشتری بگذرد، بازگشت به انجام کارهای موجود در فهرست سخت تر خواهد شد. اغلب افراد گاهی از پس شکست برنمی آیند. اگر با چالش مواجه شدید، فوراً از روش های مختلف مدیریت کارها استفاده کنید. بهره وری روزانه شما به این تنوع و تعداد از راهکارها وابسته است.
